Le décompte des effectifs de l’entreprise n’est pas une formalité à prendre à la légère ! Et pour cause, il permet de déterminer les cotisations sociales sur les salaires auxquelles l’employeur est assujetti, la date limite de paiement de ces cotisations ou encore les exonérations de cotisations dont l’entreprise peut bénéficier. Et pour simplifier cette démarche, les pouvoirs publics ont harmonisé les règles de décompte des effectifs pour le calcul et le recouvrement des cotisations et contributions de Sécurité sociale.
L’employeur devra appliquer les nouvelles règles de décompte des effectifs pour calculer sa contribution au Fonds national d’aide au logement (Fnal), vérifier son assujettissement au forfait social sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire et au versement de transport et pour connaître le type de tarification auquel il sera soumis en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles.
Par ailleurs, ce nouveau décompte des effectifs devra être utilisé pour déterminer l’éligibilité de l’employeur aux différents dispositifs d’exonération de cotisations sociales, à savoir, notamment, la déduction forfaitaire de cotisations patronales sur les heures supplémentaires et l’exonération de cotisations patronales en faveur de l’emploi dans les zones de revitalisation rurale et les zones de redynamisation urbaine.
Enfin, les dates limites de versement des cotisations sociales sur les salaires et de transmission de la déclaration sociale nominative seront fixées en fonction de l’effectif de l’entreprise calculé selon ces nouvelles règles. Il en sera de même pour apprécier si l’entreprise a atteint le seuil de 11 salariés en dessous duquel l’Urssaf peut mener un contrôle sur pièces.
Les personnes prises en compte dans l’effectif de l’entreprise seront les salariés titulaires d’un contrat de travail (ce qui exclut les stagiaires) ainsi que les dirigeants assimilés salariés, c’est-à-dire ceux affiliés au régime général de la Sécurité sociale et non pas au Régime social des indépendants (gérant minoritaire de SARL, président de SAS, président du conseil d’administration de SA…).
Ne seront toutefois pas décomptés les salariés en CDD qui remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, les travailleurs temporaires, les apprentis, les salariés en contrat initiative emploi (durant la période de versement de l’aide accordée à l’employeur) et les salariés en contrat de professionnalisation.
L’effectif salarié annuel de l’employeur est déterminé au niveau de l’entreprise, c’est-à-dire tous établissements confondus. Il correspond à la moyenne des effectifs calculés pour chaque mois de l’année civile précédente. Sachant que tout mois durant lequel l’entreprise n’a pas employé de salarié n’est pas pris en compte dans cette moyenne.
Quant à l’effectif mensuel de l’entreprise, il tient compte du temps de travail des salariés. Aussi, les salariés à temps complet sont intégralement décomptés dans l’effectif. En revanche, les salariés à temps partiel sont retenus au prorata de la durée du travail figurant dans leur contrat de travail.
Le décompte de l’effectif est également ajusté en fonction des embauches et départs de l’entreprise qui ont lieu en cours de mois. Concrètement, les salariés sont pris en compte au prorata du nombre de jours de présence dans l’entreprise. Ainsi, par exemple, un salarié à temps complet embauché le 10 du mois de décembre compte pour 10/31.
©2017 Les Echos Publishing – Coralie Soustre