Les documents établissant une piste d’audit fiable doivent être conservés pendant 6 ans sur support papier ou électronique, quelle que soit leur forme d’origine, au choix de l’entreprise. Un arrêté récent a précisé les modalités de numérisation de ces documents établis à l’origine sur support papier.
Ainsi, depuis le 1 février 2016, le transfert de ces documents vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le document numérisé doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs devant être reproduites à l’identique, notamment en cas de mise en place d’un code couleur. Techniquement, une fois numérisé, il doit être conservé sous format PDF assorti d’une signature électronique conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. En outre, le document n’est valable que s’il fait apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier. Et en cas de modification ou de correction de données du document numérisé, seul le document corrigé et numérisé à nouveau est admis.
Dans le cadre de la réglementation relative à la TVA, les factures doivent être stockées sous leur forme originale (papier ou électronique) et conservées pendant 6 ans à compter de la date de leur établissement par l’entreprise émettrice et par l’entreprise destinataire. Au cours de cette période, les entreprises doivent garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de ces factures.
Pour cela, lorsque la facture est transmise sous forme papier ou sous forme électronique sans recourir à la signature électronique qualifiée ou à un message structuré selon une norme convenue entre les parties, l’entreprise doit mettre en place des contrôles documentés et permanents afin d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde. Ce sont donc les documents constitutifs de ces contrôles qui sont visés par les nouvelles modalités de numérisation.
©2015 Les Echos Publishing – Stéphanie Morin